Рассылка расчётных листков из 1С:ЗУП по электронной почте: настройка без лимитов Яндекса и Mail.ru
Рассылка расчётных листков в 1С:ЗУП 3.1 делается штатно, без доработок: отчёт «Расчетный листок» отправляется через механизм «Рассылки отчетов» в режиме «Свой отчет для каждого получателя», и каждый сотрудник получает на почту только свой листок. Для отправки программа использует учётную запись электронной почты, и именно на ней настройка чаще всего ломается: личный ящик на Яндексе или Mail.ru не рассчитан на сотни писем за раз.
Ниже — порядок настройки для ЗУП 3.1 по шагам: учётная запись, адреса сотрудников, сама рассылка, пароль на вложение и проверка того, что листки дошли. Отдельный раздел объясняет, почему личный ящик упирается в лимиты и как заменить его SMTP-сервером, который рассчитан на такой объём.
Что подготовить до настройки
Перед тем как открывать ЗУП, соберите четыре вещи:
- Права администратора в информационной базе: учётные записи почты и рассылки отчётов создаются в разделе «Администрирование».
- Адреса сотрудников. Без адреса в карточке листок не уйдёт, а отдельного предупреждения по каждому сотруднику программа не покажет.
- Адрес отправителя на домене компании, например
zp@mail.example.ru. Листок с личногоbuh.ivanova@yandex.ruвыглядит для сотрудника как фишинг, а для почтового фильтра как массовая рассылка с личного ящика. - Локальный акт о способе выдачи листков. Статья 136 ТК РФ обязывает извещать работника о составных частях зарплаты в письменной форме, а способ передачи работодатель закрепляет сам. Если листки уходят по почте, закрепите это в локальном акте.
Механизм рассылки отчётов входит в Библиотеку стандартных подсистем (БСП), на которой построена ЗУП, поэтому названия полей ниже совпадают и в ЗУП КОРП, и в других конфигурациях 1С 8.3 на свежей БСП. Расположение команд в меню между релизами меняется, так что, если пункт не нашёлся, найдите его по названию через поиск в интерфейсе.
Почему личный ящик Яндекса или Mail.ru не справляется
Бесплатная почта ограничивает отправку, чтобы через неё не рассылали спам, и расчётные листки под эти ограничения попадают первыми: сотни однотипных писем с вложением за несколько минут.
| Яндекс Почта | Mail.ru | |
|---|---|---|
| Лимит через почтовую программу или SMTP | 300 писем в сутки | почасовой, точное число не публикуется |
| Получателей в одном письме | не больше 35 | не больше 30 |
| Как считается | письмо с 10 получателями — 10 писем | по отправленным письмам за час |
| Что происходит при превышении | блокировка отправки на 24 часа | ошибка 451 Ratelimit exceeded for mailbox |
Данные из справки Яндекс Почты и Почты Mail на октябрь 2026 года.
У Яндекса есть ещё две оговорки. Блокировка снимается через 24 часа, только если за это время не пытаться отправить письмо: каждая попытка продлевает её ещё на сутки. И лимит может быть ниже заявленного, если письма кажутся системе подозрительными. Однотипные письма с вложением на десятки незнакомых адресов как раз так и выглядят.
На практике это значит, что компания на 400 сотрудников с ящиком на Яндексе разошлёт 300 листков, получит блокировку, а оставшиеся сто уйдут в лучшем случае через сутки, и то, если бухгалтер не нажмёт «Выполнить сейчас» повторно. Mail.ru остановит отправку раньше и вернёт ошибку 451. Обе службы прямо советуют для рассылок свой домен и специализированный сервис, а не личный ящик.
Есть и вторая проблема, о которой узнают позже: для подключения из сторонней программы оба сервиса требуют пароль приложения вместо обычного пароля. Пароль приложения привязан к личному аккаунту бухгалтера. Когда этот человек увольняется, рассылка перестаёт работать в день очередной выплаты.
Шаг 1. Подключить домен для отправки
Вместо личного ящика в учётной записи 1С указывают SMTP-сервер сервиса транзакционной почты. В FMailer для этого нужны три действия:
- Добавьте в панели поддомен для отправки, например
mail.example.ru. Корпоративная почта и MX-записи основного домена при этом не меняются. - Пропишите у регистратора NS-записи из раздела «Подтверждение». После делегирования FMailer сам публикует и поддерживает записи DKIM, SPF и DMARC для этого поддомена. Подробно — в инструкции по NS-записям.
- Создайте токен домена. Это пара «логин и пароль», которую 1С будет использовать вместо адреса и пароля почтового ящика. Токен можно отключить, не трогая остальные интеграции.
Учтите прогрев нового домена. В первые сутки он доставляет до 200 писем, дальше потолок удваивается от фактически доставленного объёма. Всё сверх потолка не отклоняется, а встаёт в очередь и уходит по мере освобождения нормы (как устроен прогрев). Поэтому подключите домен за несколько дней до выплаты и отправьте пробную рассылку: к основной потолок уже вырастет. Если запуск не может ждать, напишите в поддержку заранее: потолок можно поднять вручную для конкретного домена.
Шаг 2. Учётная запись электронной почты в ЗУП
Учётная запись настраивается в разделе «Администрирование» → «Органайзер». В зависимости от релиза пункт называется «Учетные записи электронной почты» или «Настройка системной учетной записи».
- Создайте учётную запись и укажите адрес отправителя на подключённом домене, например
zp@mail.example.ru, и имя, которое увидит сотрудник: «Бухгалтерия ООО Пример». - Выберите «Настроить параметры подключения вручную».
- Заполните параметры исходящей почты по таблице ниже.
- Снимите флажок «Для получения почты»: принимать письма через эту запись не нужно, а с пустыми настройками входящего сервера проверка завершится ошибкой.
- Сохраните пароль в учётной записи. Без сохранённого пароля рассылка по расписанию не выполнится, потому что спросить его будет не у кого.
- Нажмите «Проверить». 1С подключится к серверу и отправит тестовое письмо.
| Поле | Значение |
|---|---|
| Сервер исходящей почты | smtp.fmailer.ru |
| Порт | 465 |
| Использовать безопасное соединение (SSL) | включено |
| Логин | логин токена домена |
| Пароль | пароль токена домена |
Порт 465 с флажком SSL — самый совместимый вариант для 1С: соединение шифруется сразу, без команды STARTTLS. Если провайдер или межсетевой экран в офисе закрывает 465, используйте дублирующий порт 8465 с теми же настройками. Остальные порты и режимы перечислены в параметрах SMTP, а отдельная страница про 1С — в документации по подключению 1С.
Если проверка не проходит, сначала выясните, в чём дело: в сети или в настройках. Проверка SMTP-сервера покажет, доступен ли сервер и порт из интернета. Ответ 535 5.7.8 при проверке означает неверный логин или пароль: чаще всего в поле логина ввели адрес почты, а не логин токена. Разбор этой ошибки — на странице 535 5.7.8 Authentication failed.
Шаг 3. Адреса сотрудников
Адрес вносится в карточку сотрудника: «Кадры» → «Сотрудники» → карточка → «Личные данные», поле электронной почты.
Перед первой рассылкой выгрузите список сотрудников с адресами и проверьте две вещи: у кого адреса нет совсем и у кого он с опечаткой (gmial.com, yandex.ry, пробел в конце). Письмо на несуществующий адрес не дойдёт, а письмо на чужой, но существующий адрес дойдёт до постороннего человека вместе с зарплатой вашего сотрудника.
Шаг 4. Создать рассылку расчётных листков
Рассылку удобнее создать прямо из отчёта: «Зарплата» → «Отчеты по зарплате» → «Расчетный листок», затем «Еще» → «Отправить» → «Создать рассылку отчетов». Общий список рассылок лежит в «Администрирование» → «Печатные формы, отчеты и обработки» → «Рассылки отчетов», там же можно нажать «Создать» и выбрать отчёт кнопкой «Подобрать».
В карточке рассылки пять вкладок.
Основные сведения. Название, например «Расчетные листки сотрудникам». Вид рассылки — «Свой отчет для каждого получателя», тип получателей — физические лица. Флажок «Подготовлена» ставится в конце, когда всё проверено: без него рассылка не выполняется ни вручную, ни по расписанию.
Отчеты. Отчёт «Расчетный листок» с настройками: период «Прошлый месяц» (или текущий, если рассылаете в последний день), организация и отбор по сотрудникам. В строке отбора по сотруднику укажите получателя рассылки: значение станет [Получатель], и программа подставит в каждый экземпляр отчёта того, кому он отправляется.
Доставка. Выберите учётную запись из шага 2 в поле отправителя, отредактируйте тему и текст письма. Понятная тема с названием организации лучше, чем «Рассылка отчетов» или пустая: пустая тема у письма с вложением — один из признаков, по которым фильтры отправляют письма в спам.
Расписание. Здесь настраивается автоматическая рассылка: например, в день выплаты зарплаты в 10:00. Рассылка по расписанию выполняется регламентным заданием, так что база должна работать в режиме, где регламентные задания запускаются (в файловой базе — при открытом сеансе или через планировщик).
Дополнительно. Формат вложения, архивирование, пароль, транслитерация имён файлов и отправка через скрытые копии. Формат выбирайте PDF: его откроет любой телефон. Для режима «Свой отчет для каждого получателя» скрытые копии не нужны: каждый получатель и так получает отдельное письмо.
Можно ли поставить пароль на расчётный листок
Можно, но штатно паролем защищается не сам PDF, а ZIP-архив с ним. На вкладке «Дополнительно» включите «Архивировать в ZIP» и задайте пароль архива.
Как именно задаются пароли, зависит от версии БСП в вашем релизе:
- В свежих релизах (БСП 3.1.8 и новее) в режиме «Свой отчет для каждого получателя» пароли задаются отдельно для каждого получателя: их можно сгенерировать или ввести вручную. Сотрудникам пароли сообщают по SMS или печатают списком, чтобы раздать лично.
- В более старых релизах доступен один пароль на всю рассылку. Он защищает листки от постороннего, к которому попало письмо, но не от коллеги: пароль знают все.
Если нужен пароль из персональных данных сотрудника (ИНН, СНИЛС, номер паспорта), штатно этого нет. Такие варианты есть в расширениях сторонних разработчиков на Инфостарте; перед установкой проверьте их на копии базы.
Учтите и обратную сторону. Часть сотрудников не откроет зашифрованный ZIP на телефоне без отдельного приложения, и первая рассылка с паролем принесёт в бухгалтерию вопросы. Предупредите людей заранее и добавьте в текст письма короткую инструкцию.
Шаг 5. Проверить на себе и запустить
Не запускайте первую рассылку на весь штат. Сделайте копию рассылки, оставьте в отборе двух-трёх сотрудников, включая себя, и нажмите «Выполнить сейчас». Проверьте у себя:
- пришло ли письмо во «Входящие», а не в «Спам»;
- открывается ли вложение и тот ли в нём период;
- ваши ли данные в листке, а не чужие и не сводный отчёт по всем.
Последний пункт важнее, чем кажется. Если по ошибке выбран вид рассылки «Отчеты указанным получателям», каждый получит одинаковый отчёт, а при неправильном отборе это будут листки всего отдела. Такую ошибку отзывом письма не исправить.
После проверки верните полный состав, поставьте «Подготовлена» и запустите рассылку вручную или дождитесь расписания.
Как проверить, что расчётные листки дошли
Отчёт по рассылке расчётных листков складывается из двух источников, и они отвечают на разные вопросы.
| Где смотреть | Что видно | Чего не видно |
|---|---|---|
| «События рассылки» в карточке рассылки | журнал регистрации: передала ли 1С письмо SMTP-серверу, ошибки подключения и авторизации | что стало с письмом после передачи |
| История рассылок (в релизах на БСП 3.1.8 и новее) | когда, кому и с каким результатом отправлены отчёты | ответ почтового сервера сотрудника |
| Журнал писем FMailer | статус каждого письма и настоящий ответ сервера получателя: принято, отложено, отклонено с кодом и текстом | открыл ли сотрудник вложение |
Запись в журнале 1С «отправлено» означает только, что письмо принял ваш SMTP-сервер. Дальше письмо может отклонить сервер получателя: адрес не существует, ящик переполнен, письмо сочли спамом. При отправке с личного ящика такой отказ придёт отдельным письмом в этот ящик, и его легко пропустить среди остальной почты. В журнале FMailer отказ виден у конкретного письма вместе с кодом, например 550 5.1.1, а для частых кодов есть разбор в справочнике ошибок доставки.
Статус «доставлено» значит, что сервер получателя принял письмо. Попадание во «Входящие» он не гарантирует: папку выбирают фильтры почтового сервиса. Поэтому после первой рассылки спросите у нескольких сотрудников на разных почтовых сервисах, где они нашли письмо.
Частые ошибки
Рассылка с личного ящика бухгалтера. Работает, пока в штате меньше 300 человек (лимит Яндекса), пока не сменили пароль приложения и пока бухгалтер не уволился. Учётная запись на домене компании с токеном не зависит ни от одного из этих условий.
Адрес отправителя не на подключённом домене. SMTP-сервер сервиса рассылки отклонит письмо с адреса, домен которого не подтверждён: это защита от подделки отправителя. В учётной записи 1С адрес должен быть на том домене, который вы подключили, например zp@mail.example.ru.
Пароль не сохранён в учётной записи. Ручная рассылка спрашивает пароль, а расписание спросить не может и тихо не выполняется. Признак — пустые «События рассылки» на дату запуска.
Не снят флажок получения почты. Проверка учётной записи падает на входящем сервере, хотя отправка настроена правильно.
Вся рассылка в первый день на новом домене. Письма не потеряются, но часть уйдёт на следующий день из-за прогрева. Подключите домен заранее и сделайте пробную отправку.
Архив без пароля или с одним паролем на всех. Расчётный листок — персональные данные. Если письмо уйдёт не тому человеку, от архива с общим паролем толку мало.
Не проверены адреса. Опечатка в адресе даёт отказ, а адрес бывшего сотрудника на его прежнем месте работы — утечку. Перед каждой рассылкой сверяйте адреса с текущим штатом.
Частые вопросы
Работает ли это в ЗУП 3.0 и ЗУП КОРП?
Механизм «Рассылки отчетов» входит в БСП и есть во всех редакциях ЗУП 3.x. В КОРП порядок настройки тот же. Различаются возможности по паролям: индивидуальные пароли на архив появились в БСП 3.1.8, в старых релизах пароль один на рассылку.
Сколько расчётных листков можно отправить через SMTP-релей?
Ограничений вида «300 в сутки» нет: объём задаёт тариф, а для нового домена — прогрев, который начинается с 200 писем в сутки и удваивается от фактической доставки. Сверх потолка письма не отклоняются, а ждут в очереди. Для компании на несколько сотен человек достаточно подключить домен за несколько дней до выплаты.
Можно ли поставить пароль на сам PDF, а не на архив?
Штатно нет: рассылка отчётов защищает паролем ZIP-архив. Пароль на PDF дают только сторонние доработки.
Где посмотреть отчёт по рассылке расчётных листков?
В карточке рассылки откройте «События рассылки»: это журнал регистрации с результатами отправки. В свежих релизах есть ещё история рассылок. Что произошло с письмом на стороне получателя, видно в журнале писем почтового сервиса с ответом сервера сотрудника.
Сотрудник говорит, что письмо не пришло. С чего начать?
Найдите письмо в журнале отправки по адресу сотрудника. Если статус «доставлено», письмо лежит у него в «Спаме» или в другой папке. Если отказ, в журнале будет код: 550 5.1.1 — адреса не существует, 552 5.2.2 — ящик переполнен. Если письма в журнале нет, оно не ушло из 1С: проверьте адрес в карточке и «События рассылки».
Нужно ли менять что-то в 1С, если позже сменить почтовый сервис?
Только учётную запись: сервер, порт, логин и пароль. Рассылка ссылается на учётную запись, а не на конкретный сервер, поэтому вкладки «Отчеты» и «Расписание» трогать не придётся.
Итог
Штатная рассылка расчётных листков в ЗУП 3.1 настраивается за час: учётная запись, адреса в карточках, рассылка «Свой отчет для каждого получателя» с отбором [Получатель], ZIP с паролем и расписание. Узкое место в этой схеме — почтовый ящик, через который уходят письма. Личный ящик Яндекса остановится на 300 письмах в сутки, Mail.ru — на почасовом лимите. Учётная запись с SMTP-сервером на домене компании снимает эти ограничения, не зависит от сотрудников и показывает по каждому листку, принял ли его сервер получателя.
Подключить FMailer к 1С
Подключите поддомен на fmailer.ru: после делегирования NS-записей сервис сам опубликует DKIM, SPF и DMARC, а в учётной записи 1С останется указать smtp.fmailer.ru, порт 465 и логин с паролем токена. В журнале домена будет видно, принял ли сервер каждого сотрудника его расчётный листок, и если нет, то с каким кодом отказа.